Sistem Maklumat VLookup

Salam sejahtera...

Saya tidak mempunyai latarbelakang pendidikan peringkat tinggi berkaitan pengurusan sistem maklumat sebagaimana pemegang-pemegang ijazah tersebut. Walau bagaimanapun, selagi dinamakan manusia yang mempunyai akal fikiran adalah tidak mustahil untuk sesiapa saja boleh menjadi mahir dengan kemahiran tersendiri tanpa mendapat pendidikan formal kerana yang penting sekali adalah daya tumpuan dan penelitian seseorang itu dalam menerokai sesuatu pengalaman dan ilmu baru. Dengan dunia teknologi maklumat kini pendidikan boleh diperolehi secara percuma, tetapi tidak semestinya ilmu yang dimiliki itu sentiasa diberi percuma kerana ia melibatkan pelaburan masa. Sama juga sebagaimana pemegang ijazah yang bekerja secara profesional dan dibayar gaji yang lebih tinggi.

Klik imej di atas untuk lihat skrin penuh
atau DOWNLOAD contoh program v-lookup

Saya ingin berkongsi pengalaman mengenai cara pengurusan maklumat. Ini penting bagi mereka yang bertugas menyimpan maklumat data staf ataupun harta modal dan inventori. Bagi mereka yang profesional tentunya akan menggunakan perisian yang lebih advance seperti Visual Basic. Namun, saya hanya menggunakan perisian yang popular digunakan oleh kebanyakan pekerja pejabat iaitu Microsoft Excel kerana ia lebih mudah dikendalikan. Dengan menggunakan sistem V-Lookup banyak borang-borang dan sijil-sijil boleh dibuat dengan hanya menggunakan satu pengkalan data mengenai staf ataupun harta modal dan inventori. (lihat contoh gambar diatas)

Tidak seperti cara biasa apabila hendak mengisi sesuatu borang, fail berkenaan akan dibuka misalnya dari Words dan kemudian apabila hendak mengisi maklumat staf, fail peribadinya akan dirujuk dan apabila hendak melihat data-data lain yang berkaitan misalnya alamat, maka fail yang menyimpan maklumat itu pula akan dibuka. Dari segi pencarian maklumat dan fail saja sudah cukup untuk membuat kepala pening apatah lagi sekiranya banyak maklumat-maklumat staf dan harta modal yang hendak diurus. Apatah lagi jika dalam satu-satu masa itu terlalu banyak permintaan untuk mengisi borang dan menaip surat berkaitan.

Namun, dengan sistem V-Lookup maklumat staf yang diperlukan dalam borang atau surat akan diisi secara automatik hanya dengan menaip atau memilih data yang dibuat pada Menu Utama. Ini kerana data pada Menu tersebut berpunca dari satu sistem pengkalan data maklumat. Jadi apabila seseorang kerani itu hendak mengisi borang atau membuat surat 10 orang staf dalam satu masa, hanya menggunakan Menu Utama ia boleh dibuat dalam masa yang singkat. Pada Menu Utama tersebut akan tersusun button untuk segala surat dan borang yang diperlukan.

Kecekapan bekerja bergantung kepada kecekapan mengurus. Jika seorang kerani maka kecekapan mengurus maklumat akan menjadikan kerja pencarian dan pengisian maklumat menjadi lebih mudah, pantas dan cekap. Jika seorang penjaga stor juga kecekapan mengurus maklumat mengenai harta dan inventori akan menjadikan kerja pencarian dan perletakan barang menjadi lebih mudah, pantas dan cekap. Malahan kerja-kerja untuk merekod, menyenarai, melupus dan hapuskira akan lebih mudah dan cepat.

Sememangnya dalam bekerja, kita perlu bijak mengendalikan urusan kerja kita. Untuk itu perlukan ilmu pengetahuan dan kemahiran, namun untuk memperolehinya perlulah sentiasa berfikir dan sentiasa belajar sesuatu yang baru. Kadang-kadang orang yang lebih pandai tak mau mengajar kita tapi itu tak mengapa, kita boleh usaha sendiri. Kadang-kadang kita tak mau belajar dan mempunyai sesuatu kemahiran takut nanti akan disuruh oleh orang lain pula mengerjakan kerja mereka. Bak kata pepatah "Lembu punya susu, sapi dapat nama".

Walau apapun setiap bantuan itu ada batasnya dan kita tak selama-lamanya mengharapkan 'tongkat' dan disuap orang lain. Masing-masing mempunyai tugas dan tanggungjawab masing-masing, jangan sampai "Kera di hutan disusukan, anak di rumah mati kehausan". Kerana terlalu asyik membantu orang lain, kerja sendiri terbiar dan ditinggalkan. Jangan sampai kerja orang lain siap kerana bantuan kita dan mereka mendapat pujian serta penghargaan ketua tetapi kerja kita sendiri tak siap dan tak ada orang nak bantu kita dan kita pula yang kena tegur dan tindakan disiplin.

Memang ada realitinya apa yang diperkatakan ini, walau apapun ia hanya sekadar nasihat yang membina dan saya hanya membantu setakat mana yang boleh dan tidak akan melakukan segala-galanya untuk orang lain kerana bidang tugas dan jawatan saya bukan untuk itu dan kemahiran ini adalah untuk memudahkan tugas-tugas saya. Dan jika saya saya berkehendak, saya boleh jual sistem ini kerana ia adalah satu ilmu yang patut dihargai dengan nilai yang setimpal kerana pelaburan masa untuk mepelajari dan membuatnya sendiri. Bak kata orang "tak ada benda percuma dalam dunia ini" semuanya kena bayar. Contoh mudah, sebagai orang Islam sebagai tanda terima kasih kepada Allah SWT kerana masih dapat terus menghirup udara setiap hari maka bayarannya ialah dengan bersyukur dan tanda syukur ialah beribadat 5 waktu kepadanya setiap hari. Fikir-fikirkanlah....


Editor : Cara anda pula bagaimana...?